het cloud archief
het cloud archief
Wanneer je steeds meer documenten hebt opgeslagen of de harddrive van je computer, dan raakt deze op gegeven moment vol. Je kunt dan de keuze maken om extra geheugen aan je computer toe te voegen, maar ook kiezen voor een archief in de cloud.
Ook wanneer je met meerdere medewerkers binnen je bedrijf werkt en je geen apart bedrijfsnetwerk hebt, is een archief in de cloud de beste oplossing. Dat voorkomt dat er documenten zijn op geslagen op verschillende computers, waar andere medewerkers dan niet bij kunnen.
Een digitaal archief in de cloud opzetten
Een goed geordend digitaal archief is niet heel eenvoudig. Je moet van tevoren in ieder geval weten hoe je je digitale archief gaat indelen, want wanneer je zomaar lukraak mapjes gaat aanmaken of documenten los opslaat in de cloud, dan kun je nooit meer iets terugvinden.
Aan de andere kant is het misschien ook niet zo lastig, omdat je eigenlijk al een papieren of digitaal archief hebt, wat als het goed is al netjes ingedeeld is in mappen. Als dat het geval is, kun je je al goed geordende archief 1 op 1 overnemen in mappen in je cloud archief.
Heb je je papieren of digitale archief nog niet op orde, dan moet je eerst een mappenstructuur maken, zodat je een goede indeling kunt maken van hoe je archief in de cloud eruit gaat zien. Lees hiervoor meer in ons artikel “Hoe maak je een mappenstructuur?”.
Een digitaal archief in de cloud, is dat wel veilig?
Veel bedrijven hikken nog een beetje aan tegen een digitaal archief in de cloud. Is het wel veilig? Kan ik er wel echt altijd bij? Zijn mijn gegevens goed beschermd?
Andere bedrijven staan niet zo stil bij veiligheid en denken dat wanneer ze toegang hebben met een simpel wachtwoord, dit voldoende is om veiligheid te waarborgen. Maar we hebben het wel over bedrijfsdocumenten, waarvan je echt niet wilt dat ze op straat komen te liggen. Belangrijk om even bij stil te staan dus.
Want bij de grote cloudopslagdiensten lijkt veiligheid best goed geregeld, maar in praktijk is dat niet altijd het geval. Bovendien kennen wij in Nederland wetgeving waar de veelal buitenlandse cloudopslagdiensten geen rekening mee houden. Denk bijvoorbeeld aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Meer informatie hierover kun je lezen in ons artikel “Mag je je bedrijfsdocumenten bewaren in de cloud?”.
Met Klyp bouwen aan een veilig en goed geordend digitaal archief
Voor onze Klyp archiefsoftware denken wij altijd vanuit de veiligheidseisen die de Nederlandse wetgeving stelt. Je houdt overzicht over je AVG documenten, zodat je privacygevoelige gegevens tijdig verwijdert uit je archief. Daarnaast werken je medewerkers in afgeschermde afdelingen, waardoor zij geen toegang hebben tot documenten die niet bij hen of bij hun afdeling horen.
Natuurlijk is orde en overzicht in een archief het allerbelangrijkst. Met Klyp helpen we je om je documenten zó op te slaan dat je ze ook gemakkelijk weer terug kunt vinden. Géén uren meer zoeken naar documenten en door de mogelijkheid vernietigingstermijnen toe te kennen houd je je archief in de cloud ook nog eens schoon van documenten die allang niet meer van belang zijn.
Start ook met bouwen aan een geordend en veilig digitaal archief in de cloud! Bezoek onze homepage waar je een impressie van onze Klyp software vindt en een overzicht van onze abonnementen.